Kan jeg lage faktura i Excel eller Word?
Mange ENK lager fakturaer i Excel eller Word. Det har lenge vært frarådet, og fra 2027 holder det ikke for bedriftskunder. Her er reglene og hva du bør gjøre i stedet.
Oppdatert 16. oktober 2026
Det korte svaret: Til privatkunder kan du fortsatt gjøre det, men det er frarådet. Til bedriftskunder holder det ikke fra 1. januar 2027.
Kort oppsummert
- Skatteetaten har lenge frarådet regneark til fakturering, fordi nummereringen ikke er sikker.
- Fra 2027 må du sende e-faktura (EHF) til bedrifter som kan ta imot det. En PDF fra Excel eller Word er ikke e-faktura.
- Fra 2030 må alle bokføringspliktige føre regnskap i et elektronisk regnskapssystem.
Problem 1: Fakturanummeret
Fakturaer skal ha et nummer fra en fortløpende nummerserie som tildeles maskinelt eller er forhåndstrykt. Poenget er at det skal være umulig å slette eller hoppe over en faktura uten at det synes.
I Excel eller Word skriver du nummeret selv. Da kan du lage faktura 14, slette den og lage en ny faktura 14, og ingen ser det. Skatteetaten har derfor sagt at de fraråder slike løsninger. Bruker du likevel regneark, må fakturaene låses, for eksempel ved å lagre dem som PDF, og du må føre en oversikt over alle fakturanumre som oppbevares i ti år.
Problem 2: E-faktura fra 2027
Fra 1. januar 2027 må du sende fakturaen som e-faktura (EHF eller Peppol BIS) når du selger til en bokføringspliktig kunde som kan ta imot det. Skatteetaten sier tydelig at PDF ikke oppfyller kravet. En faktura fra Excel eller Word kan du derfor ikke lenger sende til de fleste bedriftskunder. Les mer om kravene fra 2027.
Problem 3: Elektronisk regnskap fra 2030
Fra 2030 må alle bokføringspliktige føre regnskapet i et elektronisk regnskapssystem. Bare virksomheter med under 50 000 kroner i omsetning i året er unntatt.
Når går det fortsatt an?
- Du selger bare til privatpersoner, og
- du har få fakturaer, og
- du låser hver faktura som PDF og fører en liste over alle numre.
Selv da sparer du som regel tid på et fakturaprogram, fordi det lager purringer, sporer betalinger og fyller ut MVA-meldingen for deg.
Hva bør du gjøre i stedet?
Bruk et fakturaprogram som sender EHF. For et ENK koster det fra rundt 200 kroner i måneden uten MVA, og kostnaden kan trekkes fra på skatten. Vi har sammenlignet de vanligste i Fiken, Conta og Tripletex sammenlignet.
Vil du fortsatt bruke regneark til annet enn fakturaer, for eksempel budsjett eller oversikt over MVA, er det helt greit. Det er selve fakturaen og bokføringen som må skje i et godkjent system.
Kilder
Artikkelen er generell informasjon og ikke individuell rådgivning. Reglene kan endre seg, så sjekk kildene før du tar viktige beslutninger.